Revenons brièvement au courrier électronique et observons qu'il est fréquent d'avoir à échanger avec un groupe défini de personnes. La première solution consiste à envoyer simultanément un message à tous les destinataires visés. Très tôt les logiciels de courrier intègrent la possibilité « répondre à tous ».
On le voit, cette méthode est particulièrement artisanale et ne permet pas de gérer ni de façon pratique, ni de façon fiable, un grand nombre d'utilisateurs. Comme le courrier électronique Internet a largement fonctionné sous Unix, il était relativement facile de diriger tout le courrier arrivant sur une adresse donné vers un robot chargé d'une action précise. C'est ainsi que sont apparus divers types de robots, tels que des répondeurs en cas d'absence ou des avertisseurs de changement de coordonnées. Parmi ces robots ont vu le jour des gestionnaires de listes dont le plus célèbre est le logiciel Majordomo (il en existe maintenant de nombreux).
Les robots gestionnaires de listes ont été enrichis au point d'offrir tout ou partie des opérations suivantes :
Inscription/déinscription sur la liste d'un nouveau membre, par lui-même ou par un administrateur.
Obtenir la liste des inscrits (nom, coordonnées...).
Un message d'accueil, appelé charte de la liste, expliquant l'objectif et les usages de la liste, est délivré sur demande et à toute nouvelle inscription. Il est modifiable par les administrateurs.
La liste est capable de délivrer un certain nombre de documents sous la forme de pièces jointes sur commande. Cette commande peut-être restreinte ou non aux inscrits sur la liste.
Toutes ces opérations sont effectuées à l'aide d'une adresse particulière appelée adresse de commande de la liste. Bien sûr, la fonctionnalité essentielle d'une liste est de renvoyer à tous les membres de la liste les messages reçus sur une adresse particulière appelée adresse de postage de la liste.
Les gestionnaires de listes permettent généralement de filtrer les messages. Si le filtrage est opérationnel, on parle de liste modérée ; chaque message posté à la liste est alors dirigé sur un ensemble de personnes appelées modérateurs de la liste qui ont la faculté d'accepter ou refuser chaque message.
Si la liste sert uniquement à relayer de l'information, on parle de liste de diffusion. Ce premier type n'a généralement pas besoin d'un robot évolué : un simple gestionnaire de courrier permet souvent de mettre en œuvre de telles listes, sur le mode d'une circulaire. Si elle permet des échanges, on parle de liste de discussion.
Si le postage à la liste est restreint aux inscrits (ou à un autre groupe défini de personnes), on parle de liste fermée. Sinon, on parle de liste ouverte.
Les listes électroniques sont, à l'heure actuelle, dans une période de considérable développement grâce à leur renouvellement sous la forme de logiciels de travail en groupe ou collecticiels, plus connus sous leur nom anglais : groupwares. Ces logiciels reprennent les fonctionnalités décrites ci-dessus, dorénavant avec la facilité et la souplesse du web. Certains systèmes sont en usage libre, par exemple chez Yahoo, reprenant la suite de e-groups (qui avait lancé ce type de services), principal portail fondé sur ce principe.