Parmi toutes les applications antérieures ayant migré sur le web, trois demandent une attention particulière du fait de leur modification substantielle dans ce cadre :
La gestion électronique de documents (GED) : systèmes permettant de référencer et de stocker des documents (au départ non nécessairement numériques) sur un réseau, généralement interne. Ex.: réception de tout le courrier d'une entreprise : courriers papiers, courriers électroniques et télécopies. Ex. 2 : délibérations du conseil d'une collectivité.
Les bases de connaissance (knowledge management, KM) : systèmes de bases de données de connaissances, généralement organisés autour d'un moteur de recherche et comportant généralement toutes les informations disponibles relatives à une fonction, à un ensemble de métiers ou à une gamme de produits. Ex.: références de toutes les pièces détachées utilisées par Airbus dans ses avions.
Les outils de travail collaboratif. Outre des fonctions d'organiseur, ces outils incorporent des logiciels permettant d'éditer à plusieurs un document (ou un logiciel).
Tous ces outils sont, à des titres divers, des moyens de gérer un contenu, le plus souvent de façon relativement indépendante de la forme sous laquelle il sera utilisé. Aujoud'hui ces outils ont convergés et il n'existe pas de rupture de continuité entre ces logiciels et les systèmes de gestion de contenu (content management systems, CMS).
Dans le cadre le plus général, les CMS ont pour justification le fait qu'il est utile, pour le web, comme pour d'autres publications, de séparer clairement le contenu et sa forme (mise en page, mise en forme, habillage, voire illustration), pour une raison technique et pour une raison organisationnelle. Nous reviendrons sur la question technique dans un cours ultérieur. La raison organisationnelle est simple : ces tâches relèvent de métiers différents et, le plus souvent, de services différents de l'entreprise propriétaire du site. Les CMS ne sont, au départ, qu'un moyen pratique d'associer un contenu, une mise en page (y compris la mise en forme et l'habillage, notamment publicitaire) et, dans les bons cas, des méta-données. Très vite ces logiciels ont intégré un système de workflow (gestion de flux de travail) du même type que ceux des GED permettant de faire passer tout document par un certain nombre d'étapes de rédaction, de correction et de validation.
Il existe désormais un continuum entre les CMS, destinés à la publication de type presse (revues, magazines, quotidiens ou information en continu), les LCMS (learning CMS), destiné à la mise à disposition de documents pédagogiques et parfois au suivi des apprenants, la GED, le knowledge management et les collecticiels (groupwares) intégrant jusqu'à des fonctions de gestion de projet.
À tous ces outils se greffent parfois des blogs, forums et autres pétitions permettant aux visiteurs de s'exprimer, de façon modérée ou non. Pour de nombreux sites il s'agit, ni plus ni moins, d'externaliser une partie de la production de contenu sur les visiteurs (ce qui ne coûte rien). Ex.: sites des éditeurs de logiciels et constructeurs de matériels informatique grand public. Pour d'autres, cette production renvoie à un véritable rôle éditorial, dans la tradition des "BB" (buletin board) nord-américains (et, dans une moindre mesure, de quelques "sites" minitel, en France). Dans ce cas on voit un véritable renouvellement et (dans une large mesure) un remplacement des "news" traditionnels. C'est dans ce cadre également qu'à "explosé", il y a trois à quatre ans (2007), l'usage des "wiki" qui sont une sorte de CMS complètements ouverts à leur lecteurs et gardant trace de l'historique de toutes les modifications (notamment pour éviter les dégradations, volontaires ou non). Ex.: www.wikipedia.org.